Versie 10 april 2019 

In deze Privacyverklaring informeert HCPM hoe zij (inclusief haar entiteiten ……………………………..) omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, stakeholders, en gebruikers van haar website hcpm.nl. Door middel van deze Privacyverklaring geeft HCPM uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”). In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis: 

a) Betrokkene: iedere persoon waarvan HCPM als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt. 

b) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG. 

c) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens. 

d) Website: de website hcpm.nl.

HCPM verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Passende technische en organisatorische maatregelen zijn hierbij genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de hier beschreven doeleinden verwerkt. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG: 

a) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen; 

b) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op HCPM rust; 

c) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen; d) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden; 

e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan HCPM is opgedragen; 

f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HCPM of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is. 

HCPM verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder: 

a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors; 

b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams; 

c) het organiseren van evenementen van of op HCPM, voor leden, oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors; 

d) het beheer en de exploitatie van de accommodatie; 

e) het beheer van de organisatie van HCPM, zoals het administreren van de diverse commissies; 

f) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van HCPM onder meer via elektronische post; 

g) het screenen van vrijwilligers; 

h) het uitvoering geven aan de Statuten en reglementen; 

i) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten; 

j) de administratie van haar vrijwilligers en haar medewerkers; 

k) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger; 

l) het aanbieden en beheren van Lisa voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit ervan; 

m) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van HCPM of ten behoeve van evenementen van HCPM; 

n) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische doeleinden; 

o) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd; 

p) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving. Persoonsgegevens worden door HCPM niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van HCPM worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van HCpm, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website of social media worden gebruikt. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Het betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. HCPM heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

HCPM maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht. Op de website hcpm.nl maakt HCPM gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", deze is hier te vinden.

HCPM deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt. HCPM kan persoonsgegevens – zonder verkregen toestemming - aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van HCPM in het belang van haar betrokkene is. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is HCPM gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB. HCPM kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de contributieadministratie en boekhouding. Ook kan HCPM ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid. HCPM kan persoonsgegevens, in alle andere gevallen, aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen. 

HCPM bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in deze verklaring bedoelde doeleinden. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn).

Betrokkene heeft te allen tijde recht op inzage in zijn persoonsgegevens en kan HCPM vragen om rectificatie of het wissen van de persoonsgegevens of een beperking van de hem betreffende verwerking, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt. Indien betrokkene eerder toestemming heeft verleend kan deze te allen tijde worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. Indien betrokkene om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal HCPM de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft HCPM nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van HCPM Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is HCPM gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

Verzoeken aan HCPM met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected].

HCPM behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je daarom aan om onze privacy policy regelmatig te bekijken.